武装后勤

资料员必须具备的专业知识

资料员任职资格

工程资料员必须具备一定的专业知识。根据公路工程实践,项目资料员必须具备以下条件:
1、必须具有一定的文书处理能力。
2、必须具有工程识图及结构构造的相关知识,了解现场施工程序及各种关键数据。
3、除具有一定的计算机应用能力外,还应了解国家和项目所在地各级政府有关档案管理的规定。
4、应了解与工程项目设计、施工验收和安全生产有关的法律法规及规范。
5、必须了解施工企业承包方式、合同签订、施工预算、现场经济活动分析管理的基本知识。


资料员日常

1、资料员应及时收集、分析市场信息,加强对工程资料的现代化管理。
2、及时收集、整理工程施工各类图纸以及补充资料,做好工程资料收发、运转、管理等工作,做到文件资料管理规范、完整。
3、掌握施工技术质量资料的归档要求,积极参与施工生产管理,做好资料的管理和监控。
4、做好工程图纸的收发和审核,对工程资料和工程图纸等进行独立组合案卷与归档。
5、处理好各项公共关系,包括与业主、项目经理、总工,上级主管部门以及其他相关部门的关系,同时还要处理好与档案管理部门的关系。


资料员具体工作

1、工程资料的收集
(1)资料员收集工程资料必须及时,必须保持与实际施工进度同步。
(2)工程建设资料管理必须纳入项目管理的程序中,资料员应参加生产协调会、项目管理人员工作会议等,及时掌握施工管理信息,便于对资料的管理和监控。
(3)资料员对收集到的资料应认真审核,不符合规定的,应予修改或重做。
(4)对分包单位必须提供的施工技术资料审核,从总工、工程部经理到资料员应严格把关,所提供的资料不符合要求的,不予结算工程款(包括对供货单位)
(5)资料员对收集到的资料应及时整理、立卷与归档。

2、工程资料分类与保管
(1)为保证工程资料管理的规范化、制度化和科学化
(2)工程资料的存放和保管方法根据在本单位的实际情况确定,并必须符合档案管理的有关规定。
(3)工程档案库应按档案管理规定和要求建立,并报请本地档案管理机构组织档案管理验收。
(4)工程档案库必须安全、清洁,并做到“六防”即防火、防盗、防虫、防霉、防尘和防光。
(5)工程资料应按相关规定移交、归档。项目通过竣工验收后,按有关规定和时限移交档案馆;按合同规定的时限提交业主。
(6)借阅工程资料时,必须履行相关手续,且不得损坏或遗失。
(7)工程资料的收回、销毁按本单位和本地档案管理的有关规定执行。

3、工程资料的登记
(1)工程资料收发登记。无论是收回文件,还是发放文件,资料员应对这些文件进行逐件登记,并备案,以便于管理。
(2)工程资料借阅登记。工程资料整理归档完毕后,由于工作的需要,单位领导或工作人员经常需阅某件文件资料,资料员应建立登记台帐,详细列出借阅文件的时间、借阅人、借阅目的及归还时间。
(3)工程资料传阅登记:在文件处理过程中,如文件份数少而需要多人阅处或须知照文件精神的人数较多,则需要传阅文件,因此需要建立文件传阅登记制度。

4、工程资料的复印
(1)工程资料一般不可复印,但下列文件除外:非密级文件、投标标书、票据、凭证、少量一次性非常规表格等,又具有应急性、单件性或少量性的其他资料。
(2)工程资料的复印由资料员统一管理,凡是受控文件不得擅自复印。必须复印应经主管领导批准。
(3)需要复印的文件材料,有关部门应预先考虑其使用前景,适当增加自存数,避免临时突击复印,如:工程图纸等。
(4)如需转发复印上一级单位文件,必须按有关规定办理相关手续,否则不得复印。密级文件复印须经本单位主管领导批准。复印的文件如无批准证明,资料员可不予复印。


 

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